Bijlagen Hoofdleiding
In CAPO is het mogelijk om (verwachte) bijlagen te delen op een project, maar ook om verwachte bijlagen aan een andere partij toe te wijzen. Zo ontstaat er één centrale plek waar deze documenten voor iedere deelnemer beschikbaar zijn.
In dit scherm “Overzicht van uw bijlagen” is ook te zien in welke projecten nog bijlagen dienen te worden opgeleverd. We tonen hier standaard de bijlagen die gepland zijn, dus de bijlagen met een deadline.
Als er een icoon van een rood uitroepteken helemaal links in de regel staat betekent dat de opleverdatum van deze bijlage verlopen is.
Welke bijlagen er gebruikt worden kan verschillen per combigebied.
De opleverdatum van een bijlage is meestal gekoppeld is aan de geplande uitvoeringsdatum van het project. Indien de geplande uitvoeringsdatum wijzigt, wijzigt de opleverdatum van de verwachte bijlage mee. Een bijlage kan ook geen opleverdatum hebben, dan zal dit veld leeg blijven.
Elke betrokkene op het project kan een bijlage downloaden.
Geannuleerde bijlagen kunnen worden getoond door op
”laat ook geannuleerde bijlagen zien” te klikken. (op projectdetail scherm)
Overzicht van uw bijlagen
Op het scherm “overzicht van uw bijlagen” zijn standaard de bijlagen zichtbaar die gepland zijn; bijlagen die een deadline hebben. Om alle bijlagen te tonen (ook de bijlagen zonder deadline) is er de toggle Toon alles:
De bijlagen die getoond worden kunnen teruggefilterd worden tot waar de gebruiker naar op zoek is. Er kan gefilterd worden op de volgende zaken:
Documentsoort
Gebied
Toegewezen aan: Aan welke partij de bijlage is toegewezen
Verantwoordelijke: de organisatie die het project heeft aangemaakt en onderhoudt; bijv een combi of solo netbeheerder
Wanneer de bijlage opgeleverd dient te worden (Opleverweek van / Opleverweek tot)
Wanneer het onderliggende project gepland is (Project gepland van / Project gepland tot)
Gemeente
Type werk; om bijvoorbeeld terug te filteren naar alleen nieuwbouw projecten
Processtap. Dit is de processtap van het project, indien je hierop filtert zie je alleen de open bijlagen die:
én toebehoren aan die processtap
én bij projecten horen die op dit moment in die processtap zitten
Status (voor bijlagen die beoordeeld moeten worden is hier te filteren op Afgekeurd / Te Beoordelen)
Labels
Functionaliteiten bijlagen
Toegewezen bijlagen
Bijilagen worden toegewezen aan een deelnemer. Deze deelnemer is verantwoordelijk voor het opleveren van die bijlage. Opleveren geeft aan dat het werk is afgehandeld en dat de andere partijen op het project hiermee verder kunnen.
Via de bijlagentemplates wordt bepaald welke bijlagen er automatisch worden aangemaakt, aan wie ze worden toegewezen, wat de deadline is etc. Deze instellingen zijn te zien op het Template scherm.
Naast de automatisch aangemaakte bijlagen kan de projectverantwoordelijke ook handmatig bijlagen annuleren en aanmaken. Hierbij is het ook mogelijk om de bijlage aan een andere deelnemer toe te wijzen als dat nodig is, zoals bijvoorbeeld als het project afwijkt van het standaard proces, of er is opgeschoven in de keten.
Bijlagen goedkeuren
Voor bepaalde bijlagen is afgesproken dat ze in het proces moeten worden goedgekeurd. Welke bijlagen dat zijn is terug te vinden op het Template scherm. Ook is het op de bijlage zelf te zien door het onderschrift ‘Ter beoordeling aanbieden’
Ter beoordeling aanbieden gebeurd in plaats van het Opleveren van de bijlage. De partij die het oplevert geeft aan door welke deelnemer op het project de bijlage moet worden goedgekeurd door dit te selecteren.
Hierna verandert de status van de bijlage naar ‘te beoordelen’ en komt op naam van de deelnemer die in de vorige stap is geselecteerd. Hij verschijnt nu ook in het Dashboard tabblad ‘Te Beoordelen’.
Degene die de bijlage moet beoordelen kan de bijlage goedkeuren of afkeuren. Bij afkeur moet er een afkeur-reden worden achtergelaten, en wordt de bijlage weer op naam van de oorspronkelijke toegewezene geplaatst.
Na goedkeuren is de bijlage afgehandeld
Doorwerken na goedkeur
Er zijn processen in het land waarbij er wordt samengewerkt aan een bijlage. Bijvoorbeeld als de Aannemer de Werkmap voorbereid, de Netbeheerder dit goedkeurt en nog een aantal bestanden toevoegt om de Werkmap compleet te maken. Hiervoor bestaat de functionaliteit ‘doorwerken na goedkeur’.
Dit kan bij het goedkeuren van een bijlage worden geselecteerd door de deelnemer die wil doorwerken na goedkeur.
De bijlage komt dan op naam van deze deelnemer. Die kan dan bestanden toevoegen aan de bestaande bijlage, en deze weer ter goedkeur aanbieden. In het voorbeeld; de Netbeheerder keurt goed en werkt verder, voegt de ontbrekende bestanden toe en biedt hem opnieuw aan ter goedkeur aan de Aannemer.
Eisen aan bestandsnamen
Omdat de bestanden die geupload worden verder door de keten ook automatisch verspreid worden gelden er relatief strenge regels tov de bestandsnamen die zijn toegestaan in CAPO. Dit is noodzakelijk omdat er anders verderop in de keten problemen ontstaan, bijvoorbeeld bij bestandssystemen van deelnemers of op tablets in het veld.
De huidige regels zijn als volgt. De bestandsnaam:
heeft een maximale lengte van 255 karakters
bevat geen speciale tekens. De enige speciale tekens die zijn toegestaan zijn:
haakjes | ( ) |
underscore | _ |
streepje | - |
spatie |
|
In de schermen van CAPO vangt het systeem alle verboden karakters af bij het uploaden van een bestand en vervangt dit door een underscore _. Via de API moet de gebruiker zelf hiervoor zorgen.