Introductie

Een project in CAPO volgt het proces zoals afgesproken binnen de combi. Dit afgesproken proces wordt weergegeven in bijvoorbeeld bijlagen die worden klaargezet, die moeten worden opgeleverd voor een afgesproken deadline, activiteiten die moeten worden afgehandeld etc. Dit heeft grotere impact in CAPO Hoofdleiding projecten dan in CAPO Aansluiting; HL projecten hebben een (veel) langere doorlooptijd en de processen zijn uitgebreider met meer stappen van Intake tot Gereed.

Templates

Een aantal van dit soort zaken is vastgelegd in templates; dat zijn de instellingen die voor bijvoorbeeld bijlagen, activiteiten, subprocessen. In het begin van CAPO betekende dat dat een wijziging van een template alleen gold voor nieuwe projecten. Reeds bestaande projecten werden niet aangepast.

Overgangssituatie

Stap voor stap gaan we naar de situatie waarbij wijzigingen in een proces, en dus in een template, zorgen voor wijzigingen in alle projecten. Dus niet alleen de nieuwe projecten. Dat betekent dat er mogelijk gevolgen zijn voor projecten die zijn aangemaakt sinds het begin van het gebruik in CAPO, zoals bijlagen die op een ander moment zijn aangemaakt. Wijzigingen op deze projecten willen we eerst signaleren en door gebruikers laten analyseren, en daarna pas doorvoeren.

Bijlagenplanning

De eerste stap is het aanpassen van de planning van reeds bestaande bijlagen. Dit raakt vooral Hoofdleiding projecten. Omdat dit veel projecten raakt (alle projecten die nog actief zijn) pakken we dit voorzichtig aan. Dit doen we in de volgende stappen:

1. Signaleren en analyseren

2. Uitrollen automatische wijziging per combi

Signaleren

We starten met het signaleren van toegewezen bijlagen die nu niet het proces volgen. We kennen daar drie statussen:

1. Wijziging

2. Afwijking

3. Volgt proces

Van deze drie statussen is alleen Afwijking zichtbaar voor alle gebruikers. De andere statussen zijn alleen beschikbaar voor mensen met de juiste rechten en zijn er voor analyse van wat er gaat gebeuren bij de eerstvolgende correctie.

Bijlagen die reeds geannuleerd of opgeleverd zijn worden niet gemarkeerd. Ook bijlagen van het type Overig markeren we niet (vanaf release 1.116). Dit type bijlage valt per definitie buiten het proces.

Wijziging

We zien dat een bestaande bijlage nu niet het proces volgt zoals nu op het bijlagentemplate staat. Zodra we bijlagen gaan corrigeren wordt de planning van deze bijlage aangepast. Deze status is alleen zichtbaar voor gebruikers met de rol Planningsverschil tonen.

Open

Afwijking

Een afwijking betekent dat een bijlage met opzet een andere planning heeft. Dit zijn bijvoorbeeld bijlagen die handmatig zijn toegevoegd, en bij het aanmaken al een andere deadline kregen dan in het toen geldende proces. Of bijlagen die in het template geen deadline hebben, maar met de hand wel een planning hebben gekregen.

CAPO gaat de planning van deze bijlagen niet automatisch corrigeren; we gaan ervanuit dat deze afwijking van het proces met opzet is. Deze status is zichtbaar voor alle gebruikers

Open

Volgt proces

Een derde status geeft aan dat de bijlage het proces zoals nu geldt volgt. Deze bijlagen worden niet gecorrigeerd. Deze status is alleen zichtbaar voor gebruikers met de rol Planningsverschil tonen.

Open

Op projectniveau

De statussen Afwijking en Wijziging worden voor analyse doeleinden ook gemarkeerd op projectniveau. Dat betekent dat een project tenminste één bijlage bevat die een van deze statussen heeft. Een project kan beide statussen tegelijk hebben.

Open

Open

De status Wijziging is alleen zichtbaar voor gebruikers met de rol Planningsverschil tonen.

Er is, alleen voor gebruikers met de rol Planningsverschil tonen, ook een extra filter in het projectenoverzichtsscherm om deze projecten te kunnen vinden:

Open

Corrigeren bijlagen

Na analyse kunnen we de bijlagen gaan aanpassen, in overleg met de projectverantwoordelijke. We kunnen dit aanzetten per:

• projectverantwoordelijke (bijv: “Grond’g”)

• Contractgebied (bijv: CG060 - Groningen Oost)

• type project (Aansluiting of Hoofdleiding)

• Voor projecten na een bepaalde Aanvraagdatum (bijv alleen projecten die aangevraagd zijn na 1/1/2024 worden aangepast)

De planning van deze bijlagen worden dan aangepast naar de planning zoals hij in het huidige template staat. Dit doen wij op verzoek van de projectverantwoordelijke eenmalig om alle bestaande projecten goed te zetten.

Ook kunnen we nu bij een template wijziging een wijziging in deadline op een documentsoort ook op alle reeds bestaande projecten toepassen