Het afstemmingsdossier
Deze pagina beschrijft de meeste functionaliteiten in het afstemmingsdossier. Het afstemmingsdossier is in twee delen op te splitsen:
1. Plannen in het afstemmingsdossier
Kaartweergave
Bovenin het scherm van het geopende afstemmingsdossier is een kaartweergave te zien. Deze kaartweergave is ingezoomd op het deel van de kaart met de plannen die in het afstemmingsdossier zitten.
Linksboven is een pijl waarmee terug genavigeerd kan worden naar het scherm met Mijn afstemmingsdossiers.
Rechtsboven staan drie icoontjes:
Klik op het koffertje om de titel of omschrijving van het afstemmingsdossier aan te passen
Klik op het tekstwolkje om een notitie toe te voegen
Klik op het lijstje om een actie toe te voegen
Plannenoverzicht
Onder de kaartweergave staat een tabel met alle plannen die zijn toegevoegd in het afstemmingsdossier. Door op de naam van een plan te klikken navigeert u naar het plan in de plannen- en kaartweergave.
Hier staat wat basisinformatie per plan, en wat de status van de deelname aan het afstemmingsdossier van dat plan is. Dit staat in de kolom ‘deelname’
Deelname aan het afstemmingsdossier
U kunt een afstemmingsdossier alleen inzien als jouw organisatie een plan met actieve deelname heeft in dat afstemmingsdossier. Bent u uitgenodigd maar heeft u nog niet geaccepteerd, dan ziet u wat basisinformatie en kunt u een reactie op de uitnodiging geven. Zit er geen plan van uw organisatie in het afstemmingsdossier, dan kunt u het afstemmingsdossier niet inzien.
Er zijn 4 statussen die een plan kan hebben rondom deelname aan een afstemmingsdossier
Actief → heeft geaccepteerd om deel te nemen aan het afstemmingsdossier
Geweigerd → heeft geweigerd om deel te nemen aan het afstemmingsdossier
Gestopt → Heeft ooit geaccepteerd om deel te nemen aan het afstemmingsdossier, maar is daar mee gestopt
Uitgenodigd → Is uitgenodigd om deel te nemen aan het afstemmingsdossier maar heeft nog geen reactie gegeven.
Acties
In de tabel met plannen kunt u helemaal rechts op drie bolletjes klikken. Dit opent de mogelijkheid een aantal acties te kiezen:
Open plan: Dit opent het plan in de Plannen en kaartweergave
Toon plan op kaart: Dit zorgt ervoor dat de kaart in het afstemmingsdossier inzoomt op het plan wat u heeft gekozen
Accepteer deelname: Deze optie krijgt u alleen bij een plan van jouw organisatie, en als u nog niet heeft aangegeven deel te willen nemen met dat plan op het afstemmingsdossier na een uitnodiging. Als u deze optie aanklikt wordt de deelnamestatus van het plan ‘actief’ en kunt u alle functionaliteiten op het afstemmingsdossier gebruiken.
Weiger deelname: Deze optie krijgt u alleen bij een plan van jouw organisatie, en als u nog niet heeft aangegeven deel te willen nemen met dat plan op het afstemmingsdossier na een uitnodiging. Als u deze optie aanklikt wordt de deelnamestatus op het plan ‘geweigerd’ en kunt u (mits er geen andere plannen van jouw organisatie actief of uitgenodigd zijn) het afstemmingsdossier niet meer inzien.
Stop deelname: Als u heeft geaccepteerd om deel te nemen aan het afstemmingsdossier met een plan, kunt u ook weer stoppen met deelnemen met een plan. Klik dan op deze optie.
Annuleer de uitnodiging: Is een plan uitgenodigd maar heeft de organisatie nog geen reactie gegeven, dan kan een organisatie die actief deelneemt aan het afstemmingsdossier de uitnodiging intrekken door deze opties te kiezen.
Plannen toevoegen aan een afstemmingsdossier
Als u actief deelneemt in het afstemmingsdossier kunt u plannen uitnodigen om deel te nemen aan het afstemmingsdossier. Dit kan op 2 manieren:
Door linksonder de tabel met plannen te klikken op de knop ‘Plan toevoegen’
Hierna verschijnt een pop-up waarin gezocht kan worden op plannaam. Hierna kan het plan worden uitgenodigd om deel te nemen. Als het een plan van jouw organisatie betreft hoeft niet geaccepteerd te worden om deel te nemen en krijgt het gelijk de deelnamestatus ‘actief'.
Door op een plan te klikken op de kaart in het afstemmingsdossier en te klikken op ‘Plan toevoegen’
2. Notities en acties
In elk afstemmingsdossier kunnen gebruikers van organisaties die actieve plannen in het afstemmingsdossier hebben, notities en acties toevoegen.
Notities
Een notitie bestaat uit een titel en een tekst. Klik onder ‘Notities’ op 'toevoegen,
waarna een pop-up verschijnt:
Zowel de titel als notitie is verplicht om in te vullen. Klik op ‘Opslaan’ om de notitie toe te voegen.
De nieuwste notitie verschijnt bovenaan in een lijst. Zie hier een voorbeeld”:
Er zijn bij de notities (maar ook bij de acties) 3 icoontjes te vinden:
Pijl: Klik om een opmerking toe te voegen
Lijn met bolletjes: Klik om de historie van de notitie of opmerking in te zien. Hierin staat het verloop van de wijzigingen die zijn gedaan.
Potloodje: Klik om de notitie of opmerking te wijzigen. Dit kan alleen als de notitie of opmerking is gemaakt door een persoon die bij uw organisatie is aangesloten.
Acties
Een actie bestaat uit een titel, status, organisatie die actiehouder is, deadline en een omschrijving. Klik onder ‘Acties’ op ‘toevoegen’,
waarna een pop-up verschijnt:
De omschrijving is als enige niet verplicht, de overige velden zijn wel verplicht om in te vullen. Klik op ‘Opslaan’ om de actie op te slaan.
De nieuwste actie verschijnt bovenaan in een lijst. Zie hier een voorbeeld:
Er zijn 4 verschillende statussen toe te wijzen aan een actie:
Nog te doen
Lopend
Afgerond
Geannuleerd
Afhankelijk van de status die een actie heeft, valt de actie in een corresponderende bak die boven de acties te selecteren is.
Naast de actieknoppen voor ‘reageren’, ‘historie bekijken’ en ‘wijzigen’ staan onder elke actie ook drie bolletjes. Hier staan nog twee acties:
Toon alle gegevens: Hiermee opent u een pop-up waarmee alle informatie van de actie in een overzicht worden getoond
Actie annuleren: Hiermee annuleert u de actie in zijn geheeld. Dit is ook te doen door op de knop ‘wijzigen’ te klikken en de status aan te passen naar geannuleerd.
Als deadline van een actie is verstreken zal de datum rood worden getoond.