Het afstemmingsdossier
Voor wie: beheerder, gebruiker, alleen-lezen en admin
Op deze pagina wordt beschreven hoe de verschillende functionaliteiten in het afstemmingsdossier werken. Dit is ingedeeld in een aantal hoofdonderdelen: Een afstemmingsdossier starten, Plannen in het afstemmingsdossier, Acties en notities en Samenwerkingsverbanden:
1. Een afstemmingsdossier starten
Een afstemmingsdossier wordt altijd gestart vanuit een plan van uw eigen organisatie. Hoe dat werkt staat hier uitgelegd.
2. Plannen in het afstemmingsdossier
Kaartweergave
Rechtsbovenin het scherm van het geopende afstemmingsdossier is een kaartweergave te zien. Deze kaartweergave is ingezoomd op het deel van de kaart met de plannen die in het afstemmingsdossier zitten. Er staat een gestippelde lijn om het gebied heen waar de actieve plannen van het geopende afstemmingsdossier liggen.
Links staat een wit vlak met de actieknoppen, afstemmingsstatus van het afstemmingsdossier, de naam van het afstemmingsdossier en de omschrijving.
Actieknoppen
In het witte vlak links van de kaart staan linksboven 6 actieknoppen:
Als eerst is een pijl waarmee u terug kunt navigeren naar het scherm met Mijn afstemmingsdossiers.
Klik op het koffertje om de titel of omschrijving van het afstemmingsdossier aan te passen
Klik op het kaartje om plannen toe te voegen
Klik op het tekstwolkje om een notitie toe te voegen
Klik op het lijstje om een actie toe te voegen
Klik op de personen om een samenwerkingsverband aan het afstemmingsdossier te koppelen of te ontkoppelen
Plannenoverzicht
Onder de kaartweergave staat een tabel met alle plannen die zijn toegevoegd in het afstemmingsdossier. Door op de naam van een plan te klikken wordt naar het plan gezoomd in de kaart in het afstemmingsdossier.
In deze tabel staat wat basisinformatie per plan, en wat de status van de deelname aan het afstemmingsdossier van dat plan is. Dit staat in de kolom ‘deelname’.
De plannen zijn verdeeld over 2 tabbladen:
Plannen: in dit tabblad staan alle plannen met de deelnamestatus ‘actief’ of ‘uitgenodigd’
Archief: in dit tabblad staan alle plannen de met deelnamestatus ‘geweigerd’ of ‘gestopt’
Deelname aan het afstemmingsdossier
U kunt een afstemmingsdossier alleen inzien als jouw organisatie een plan met actieve deelname heeft in dat afstemmingsdossier. Bent u uitgenodigd maar heeft u nog niet geaccepteerd, dan ziet u wat basisinformatie en kunt u een reactie op de uitnodiging geven. Zit er geen plan van uw organisatie in het afstemmingsdossier, dan kunt u het afstemmingsdossier niet inzien.
Er zijn 4 statussen die een plan kan hebben rondom deelname aan een afstemmingsdossier
Actief → heeft geaccepteerd om deel te nemen aan het afstemmingsdossier
Uitgenodigd → Is uitgenodigd om deel te nemen aan het afstemmingsdossier maar heeft nog geen reactie gegeven
Geweigerd → heeft geweigerd om deel te nemen aan het afstemmingsdossier
Gestopt → Heeft ooit geaccepteerd om deel te nemen aan het afstemmingsdossier, maar is daar mee gestopt
Er kunnen ook plannen in een afstemmingsdossier zitten die niet met uw organisatie worden gedeeld. Dan staat er ‘Dit plan wordt niet met jouw organisatie gedeeld’. U ziet dan alleen van welke organisatie dat plan is. U kunt aan die organisatie vragen om in te stellen plannen met uw organisatie te delen, óf specifiek het plan in het afstemmingsdossier met uw organisatie te delen.
Acties op plannen
In de tabel met plannen kunt u helemaal rechts op drie bolletjes klikken. Dit opent de mogelijkheid een aantal acties te kiezen:
Open plan: Dit opent het plan in de Plannen en kaartweergave
Toon plan op kaart: Dit zorgt ervoor dat de kaart in het afstemmingsdossier inzoomt op het plan wat u heeft gekozen
Accepteer deelname: Deze optie krijgt u alleen bij een plan van jouw organisatie, en als u nog niet heeft aangegeven deel te willen nemen met dat plan op het afstemmingsdossier na een uitnodiging. Als u deze optie aanklikt wordt de deelnamestatus van het plan ‘actief’ en kunt u alle functionaliteiten op het afstemmingsdossier gebruiken.
Weiger deelname: Deze optie krijgt u alleen bij een plan van jouw organisatie, en als u nog niet heeft aangegeven deel te willen nemen met dat plan op het afstemmingsdossier na een uitnodiging. Als u deze optie aanklikt wordt de deelnamestatus op het plan ‘geweigerd’ en kunt u (mits er geen andere plannen van jouw organisatie actief of uitgenodigd zijn) het afstemmingsdossier niet meer inzien.
Stop deelname: Als u heeft geaccepteerd om deel te nemen aan het afstemmingsdossier met een plan, kunt u ook weer stoppen met deelnemen met een plan. Klik dan op deze optie.
Annuleer de uitnodiging: Is een plan uitgenodigd maar heeft de organisatie nog geen reactie gegeven, dan kan een organisatie die actief deelneemt aan het afstemmingsdossier de uitnodiging intrekken door deze opties te kiezen.
Aanpassen van de afstemmingsstatus: Als een plan de afstemmingsstatus ‘in afstemming’ heeft, kunt u hier kiezen voor ‘zet op afgestemd’. Als een plan de afstemmingsstatus ‘afgestemd’ heeft, kunt u hier kiezen voor ‘zet op in afstemming’.
Afstemmingsstatus
U kunt bij elk actief plan (van uw organisatie) aangeven wat de afstemmingsstatus van dat plan binnen een afstemmingsdossier is. Op deze manier weten andere partijen beter of een plan nog kan veranderen of niet al vrij vastligt. Afstemmingsstatussen op plannen kunnen altijd worden gewijzigd door de planeigenaar.
Het afstemmingsdossier toont ook een afstemmingsstatus. Deze status wordt afgeleid van de afstemmingsstatussen van elk actief plan in het afstemmingsdossier.
Afstemmingsstatus plannen
In de tabel met plannen staat een kolom ‘Afstemming’ met daarin een schuifknop:
Een aantal randvoorwaarden:
De schuifknop is alleen zichtbaar bij actieve plannen.
Hij is alleen te gebruiken bij plannen van uw eigen organisatie.
Als een plan wordt toegevoegd aan een afstemmingsdossier staat hij standaard op de afstemmingsstatus ‘in afstemming’.
Door op de schuifknop te klikken (of rechts bij acties) kunt u de afstemmingsstatus wijzigen. U kunt van ‘in afstemming’ naar ‘afgestemd’, maar ook weer terug naar ‘in afstemming. Als u terug gaat naar 'in afstemming’ wordt u gevraagd naar een reden. Die reden wordt opgeslagen als notitie, maar is niet verplicht (u kunt het pop-up scherm wegklikken door op het kruisje te klikken).
U kunt zoals gezegd kiezen uit 2 afstemmingsstatussen:
In afstemming: Dit betekent dat dit desbetreffende plan, in het afstemmingsdossier wat geopend is, nog niet helemaal afgestemd is met de andere partijen.
Afgestemd: Dit betekent dat dit desbetreffende plan, in het afstemmingsdossier wat geopend is, afgestemd is met de andere partijen in het afstemmingsdossier.
Let op: het kan soms even duren voordat de afstemmingsstatus is bijgewerkt. Dit duurt maximaal 30 seconden. Na refreshen is de laatste status zichtbaar.
Afstemmingsstatus afstemmingsdossier
Het afstemmingsdossier kent ook een afstemmingsstatus. Die status kan ook zijn ‘in afstemming’ of ‘afgestemd'. Deze status is niet zelf aan te passen, maar wordt automatisch aangepast aan de hand van afstemmingsstatussen van de actieve plannen in het dossier.
De afstemmingsstatus van het dossier is in het dossier zelf te zien, in het overzicht met afstemmingsdossier, en bij de plandetails.
Plannen toevoegen aan een afstemmingsdossier
Als u actief deelneemt in het afstemmingsdossier kunt u plannen uitnodigen om deel te nemen aan het afstemmingsdossier. Dit kan op 2 manieren:
Door rechtsboven de tabel met plannen te klikken op de knop ‘+ Plan’
Hierna verschijnt een pop-up waarin gezocht kan worden op plannaam. Hierna kan het plan worden uitgenodigd om deel te nemen. Als het een plan van jouw organisatie betreft hoeft niet geaccepteerd te worden om deel te nemen en krijgt het gelijk de deelnamestatus ‘actief'.
Door op een plan te klikken op de kaart in het afstemmingsdossier en te klikken op ‘Plan toevoegen’
3. Notities en acties
In elk afstemmingsdossier kunnen gebruikers van organisaties die actieve plannen in het afstemmingsdossier hebben, notities en acties toevoegen.
Notities
Een notitie bestaat uit een titel en een tekst. Klik rechts van ‘Notities’ op '+ Notitie,
waarna een pop-up verschijnt:
Zowel de titel als notitie is verplicht om in te vullen. Klik op ‘Opslaan’ om de notitie toe te voegen.
De nieuwste notitie verschijnt bovenaan in een lijst. Zie hier een voorbeeld”:
Er zijn bij de notities (maar ook bij de acties) 3 icoontjes te vinden:
Pijl: Klik om een opmerking toe te voegen
Lijn met bolletjes: Klik om de historie van de notitie of opmerking in te zien. Hierin staat het verloop van de wijzigingen die zijn gedaan.
Potloodje: Klik om de notitie of opmerking te wijzigen. Dit kan alleen als de notitie of opmerking is gemaakt door een persoon die bij uw organisatie is aangesloten.
Acties
Een actie bestaat uit een titel, status, organisatie die actiehouder is, deadline en een omschrijving. Klik rechts van ‘Acties’ op ‘+ Actie’,
waarna een pop-up verschijnt:
De omschrijving is als enige niet verplicht, de overige velden zijn wel verplicht om in te vullen. Klik op ‘Opslaan’ om de actie op te slaan.
De nieuwste actie verschijnt bovenaan in een lijst. Zie hier een voorbeeld:
Er zijn 4 verschillende statussen toe te wijzen aan een actie:
Nog te doen
Lopend
Afgerond
Geannuleerd
Afhankelijk van de status die een actie heeft, valt de actie in een corresponderende bak die boven de acties te selecteren is.
Naast de actieknoppen voor ‘reageren’, ‘historie bekijken’ en ‘wijzigen’ staan onder elke actie ook drie bolletjes. Hier staan nog twee acties:
Toon alle gegevens: Hiermee opent u een pop-up waarmee alle informatie van de actie in een overzicht worden getoond
Actie annuleren: Hiermee annuleert u de actie in zijn geheeld. Dit is ook te doen door op de knop ‘wijzigen’ te klikken en de status aan te passen naar geannuleerd.
Als deadline van een actie is verstreken zal de datum rood worden getoond.
4. Samenwerkingsverbanden
Klik rechtsboven op het symbool van de personen om de samenwerkingsverbanden bij het geopende afstemmingsdossier te beheren:
Na het klikken verschijnt een pop-up. Hier ziet u welk(e) samenwerkingsverband(en) is/zijn gekoppeld:
Hier kunt u als deelnemer aan een afstemmingsdossier 2 acties doen:
Een samenwerkingsverband koppelen aan het afstemmingsdossier
Een gekoppeld samenwerkingsverband ontkoppelen van het afstemmingsdossier
Samenwerkingsverband koppelen
Klik op de regel ‘Samenwerkingsverband toevoegen’ en kies 1 of meerdere samenwerkingsverbanden die u wilt koppelen.
U kunt alleen samenwerkingsverbanden kiezen waar uw organisatie deelnemer van is
Klik op ‘Toevoegen’
Samenwerkingsverband ontkoppelen
Klik op het prullenbakje rechts bij het samenwerkingsverband wat u wilt ontkoppelen.