Het afstemmingsdossier

Voor wie: beheerder, gebruiker, alleen-lezen en admin

Op deze pagina wordt beschreven hoe de verschillende functionaliteiten in het afstemmingsdossier werken. Dit is ingedeeld in een aantal hoofdonderdelen: Een afstemmingsdossier starten, Plannen in het afstemmingsdossier, Acties en notities en Samenwerkingsverbanden:

Een afstemmingsdossier wordt altijd gestart vanuit een plan van uw eigen organisatie. Hoe dat werkt staat hier uitgelegd.

Open

Rechts in het scherm van het geopende afstemmingsdossier is een kaartweergave te zien. Deze kaartweergave is ingezoomd op het deel van de kaart met de plannen die in het afstemmingsdossier zitten. Er staat een gestippelde lijn om het gebied heen waar de actieve plannen van het geopende afstemmingsdossier liggen.

Links staat een wit vlak met de actieknoppen, afstemmingsstatus van het afstemmingsdossier, de naam van het afstemmingsdossier en de omschrijving.

Daaronder een tabel met de actieve en uitgenodigde organisaties en organisaties die het afstemmingsdossier hebben verlaten (archief). Daarnaast de tabel met actieve en uitgenodigde plannen en plannen die uit het afstemmingsdossier zijn gegaan (archief).

In het witte vlak links van de kaart staan linksboven 7 actieknoppen:

Open

1. Als eerst is een pijl waarmee u terug kunt navigeren naar het scherm met Mijn afstemmingsdossiers.

2. Klik op de koffer om de titel of omschrijving van het afstemmingsdossier aan te passen

3. Klik op de kaart om plannen toe te voegen

4. Klik op de tekstwolk om een notitie toe te voegen

5. Klik op de lijst om een actie toe te voegen

6. Klik op het gebouw om een organisatie uit te nodigen

7. Klik op de personen om een samenwerkingsverband aan het afstemmingsdossier te koppelen of te ontkoppelen

Acties 3, 4, 5 en 6 zijn ook op andere plekken in het afstemmingsdossier te doen, daarover hieronder meer.

Er staan onder de kaart en het witte vlak met de algemene informatie van het afstemmingsdossier 2 tabellen. De linkertabel geeft aan welke organisaties actief deelnemen aan het afstemmingsdossier, welke uitgenodigd zijn en welke het afstemmingsdossier verlaten hebben. Dit is verdeeld over 2 tabbladen:

• Organisaties: in dit tabblad staan de organisaties met de status ‘actief’ of ‘uitgenodigd’

• Archief: in dit tabblad staan de organisaties met de status ‘geannuleerd’

Onder de kaartweergave staat een tabel met alle plannen die zijn toegevoegd in het afstemmingsdossier. Door op de naam van een plan te klikken wordt naar het plan gezoomd in de kaart in het afstemmingsdossier.

In deze tabel staat wat basisinformatie per plan, en wat de status van de deelname aan het afstemmingsdossier van dat plan is. Dit staat in de kolom ‘deelname’.

De plannen zijn verdeeld over 2 tabbladen:

• Plannen: in dit tabblad staan alle plannen met de deelnamestatus ‘actief’ of ‘uitgenodigd’

• Archief: in dit tabblad staan alle plannen de met deelnamestatus ‘geweigerd’ of ‘gestopt’

U kunt een afstemmingsdossier alleen inzien als uw organisatie actief deelneemt aan het afstemmingsdossier of als uw organisatie uitgenodigd is en nog geen reactie op die uitnodiging heeft gegeven. Bent u uitgenodigd maar heeft u nog niet geaccepteerd, dan ziet u wat basisinformatie en kunt u een reactie op de uitnodiging geven.

U kunt uitgenodigd worden met een plan van uw organisatie, of zonder plan. Als u een uitnodiging voor uw organisatie accepteert, en er staat ook minstens 1 plan van uw organisatie op ‘uitgenodigd’, dan wordt gevraagd of u de plannen gelijk wil accepteren. Dat hoeft niet en kunt u ook later per plan bekijken. Als u de uitnodiging weigert verlaat u direct het afstemmingsdossier en kunt u het niet meer vinden.

Er zijn 3 statussen die een organisatie kan hebben rondom deelname aan een afstemmingsdossier:

• Actief → Uw organisatie neemt actief deel aan het afstemmingsdossier

• Uitgenodigd → Is uitgenodigd om deel te nemen aan het afstemmingsdossier maar heeft nog geen reactie gegeven

• Geannuleerd → Heeft een uitnodiging geweigerd of heeft het afstemmingsdossier verlaten.

Er zijn 4 statussen die een plan kan hebben rondom deelname aan een afstemmingsdossier

• Actief → heeft geaccepteerd om deel te nemen aan het afstemmingsdossier

• Uitgenodigd → Is uitgenodigd om deel te nemen aan het afstemmingsdossier maar heeft nog geen reactie gegeven

• Geweigerd → heeft geweigerd om deel te nemen aan het afstemmingsdossier

• Gestopt → Heeft ooit geaccepteerd om deel te nemen aan het afstemmingsdossier, maar is daar mee gestopt

Als u actief deelneemt in het afstemmingsdossier kunt u andere organisaties uitnodigen om deel te namen aan het afstemmingsdossier. Dit kan op 3 manieren:

1. Door bij de acties te kiezen voor uitnodigen organisaties

2. Door rechtsboven de tabel met organisaties te klikken op de knop ‘+ Organisatie'

Open

3. Door een plan toe te voegen van een organisatie die nog niet actief deelneemt aan het afstemmingsdossier. De organisatie wordt dat automatisch ook uitgenodigd.

Als u actief deelneemt in het afstemmingsdossier kunt u plannen uitnodigen om deel te nemen aan het afstemmingsdossier. Dit kan op 3 manieren:

1. Door bij de acties te kiezen voor uitnodigen plannen

2. Door rechtsboven de tabel met plannen te klikken op de knop ‘+ Plan’

Open

Hierna verschijnt een pop-up waarin gezocht kan worden op plannaam. Hierna kan het plan worden uitgenodigd om deel te nemen. Als het een plan van jouw organisatie betreft hoeft niet geaccepteerd te worden om deel te nemen en krijgt het gelijk de deelnamestatus ‘actief'.

3. Door op een plan te klikken op de kaart in het afstemmingsdossier en te klikken op ‘Plan toevoegen’

Open

In de tabel met organisaties kunt u helemaal rechts op drie bolletjes klikken. Dit opent de mogelijkheid een aantal acties te kiezen:

• Accepteer uitnodiging: Deze optie krijgt u alleen bij uw organisatie, en als u nog niet heeft aangegeven deel te willen nemen met uw organisatie in het afstemmingsdossier na een uitnodiging. Als u deze optie aanklikt wordt de deelnamestatus van uw organisatie ‘actief’ en kunt u alle functionaliteiten op het afstemmingsdossier gebruiken.

  • Het kan zijn dat er ook plannen van uw organisatie zijn uitgenodigd. Als dat zo is, en als u de uitnodiging van uw organisatie accepteert, krijgt u de vraag of u alle of enkele van de uitgenodigde plannen ook gelijk wil accepteren. Dat hoeft niet, klik dat de pop-up weg via het kruisje.

• Weiger uitnodiging: Deze optie krijgt u alleen bij uw organisatie, en als u nog niet heeft aangegeven deel te willen nemen met uw organisatie in het afstemmingsdossier na een uitnodiging. Als u deze optie aanklikt wordt de deelnamestatus op het plan ‘geweigerd’ en kunt u het afstemmingsdossier niet meer inzien. Plannen die uitgenodigd waren worden ook op status ‘geweigerd’ gezet. Acties toegewezen aan uw organisatie worden op ‘geannuleerd’ gezet.

• Stop deelname: Als u heeft geaccepteerd om deel te nemen aan het afstemmingsdossier als organisatie, kunt u ook weer stoppen met deelnemen. Klik dan op deze optie. De deelnamestatus van uw organisatie wordt op ‘geweigerd’ gezet, actieve of uitgenodigde plannen worden op ‘verlaten’ gezet en acties toegewezen aan uw organisatie worden op ‘geannuleerd’ gezet.

• Annuleer de uitnodiging: Is een organisatie uitgenodigd maar heeft de organisatie nog geen reactie gegeven, dan kan een organisatie die actief deelneemt aan het afstemmingsdossier de uitnodiging intrekken door deze opties te kiezen.

In de tabel met plannen kunt u helemaal rechts op drie bolletjes klikken. Dit opent de mogelijkheid een aantal acties te kiezen:

• Open plan: Dit opent het plan in de Plannen en kaartweergave

• Toon plan op kaart: Dit zorgt ervoor dat de kaart in het afstemmingsdossier inzoomt op het plan wat u heeft gekozen.

• Accepteer deelname: Deze optie krijgt u alleen bij een plan van uw organisatie, en als u nog niet heeft aangegeven deel te willen nemen met dat plan op het afstemmingsdossier na een uitnodiging. Als u deze optie aanklikt wordt de deelnamestatus van het plan ‘actief’ en kunt u alle functionaliteiten op het afstemmingsdossier gebruiken.

• Weiger deelname: Deze optie krijgt u alleen bij een plan van jouw organisatie, en als u nog niet heeft aangegeven deel te willen nemen met dat plan op het afstemmingsdossier na een uitnodiging. Als u deze optie aanklikt wordt de deelnamestatus op het plan ‘geweigerd’ en kunt u (mits er geen andere plannen van jouw organisatie actief of uitgenodigd zijn) het afstemmingsdossier niet meer inzien.

• Stop deelname: Als u heeft geaccepteerd om deel te nemen aan het afstemmingsdossier met een plan, kunt u ook weer stoppen met deelnemen met een plan. Klik dan op deze optie.

• Annuleer de uitnodiging: Is een plan uitgenodigd maar heeft de organisatie nog geen reactie gegeven, dan kan een organisatie die actief deelneemt aan het afstemmingsdossier de uitnodiging intrekken door deze opties te kiezen.

• Aanpassen van de afstemmingsstatus: Als een plan de afstemmingsstatus ‘in afstemming’ heeft, kunt u hier kiezen voor ‘zet op afgestemd’. Als een plan de afstemmingsstatus ‘afgestemd’ heeft, kunt u hier kiezen voor ‘zet op in afstemming’.

U kunt bij elk actief plan (van uw organisatie) aangeven wat de afstemmingsstatus van dat plan binnen een afstemmingsdossier is. Op deze manier weten andere partijen beter of een plan nog kan veranderen of niet al vrij vastligt. Afstemmingsstatussen op plannen kunnen altijd worden gewijzigd door de planeigenaar.

Het afstemmingsdossier toont ook een afstemmingsstatus. Deze status wordt afgeleid van de afstemmingsstatussen van elk actief plan in het afstemmingsdossier.

In de tabel met plannen staat een kolom ‘Afstemming’ met daarin een schuifknop:

Open

Een aantal randvoorwaarden:

• De schuifknop is alleen zichtbaar bij actieve plannen.

• Hij is alleen te gebruiken bij plannen van uw eigen organisatie.

• Als een plan wordt toegevoegd aan een afstemmingsdossier staat hij standaard op de afstemmingsstatus ‘in afstemming’.

• Door op de schuifknop te klikken (of rechts bij acties) kunt u de afstemmingsstatus wijzigen. U kunt van ‘in afstemming’ naar ‘afgestemd’, maar ook weer terug naar ‘in afstemming. Als u terug gaat naar 'in afstemming’ wordt u gevraagd naar een reden. Die reden wordt opgeslagen als notitie, maar is niet verplicht (u kunt het pop-up scherm wegklikken door op het kruisje te klikken).

U kunt zoals gezegd kiezen uit 2 afstemmingsstatussen:

• In afstemming: Dit betekent dat dit desbetreffende plan, in het afstemmingsdossier wat geopend is, nog niet helemaal afgestemd is met de andere partijen.

• Afgestemd: Dit betekent dat dit desbetreffende plan, in het afstemmingsdossier wat geopend is, afgestemd is met de andere partijen in het afstemmingsdossier.

Het afstemmingsdossier kent ook een afstemmingsstatus. Die status kan ook zijn ‘in afstemming’ of ‘afgestemd'. Deze status is niet zelf aan te passen, maar wordt automatisch aangepast aan de hand van afstemmingsstatussen van de actieve plannen in het dossier.

De afstemmingsstatus van het dossier is in het dossier zelf te zien, in het overzicht met afstemmingsdossier, en bij de plandetails.

In elk afstemmingsdossier kunnen gebruikers van organisaties die actieve plannen in het afstemmingsdossier hebben, notities en acties toevoegen.

Een notitie bestaat uit een titel en een tekst. Klik rechts van ‘Notities’ op '+ Notitie,

Open

waarna een pop-up verschijnt:

Open

Zowel de titel als notitie is verplicht om in te vullen. Klik op ‘Opslaan’ om de notitie toe te voegen.

De nieuwste notitie verschijnt bovenaan in een lijst. Zie hier een voorbeeld”:

Open

Er zijn bij de notities (maar ook bij de acties) 3 icoontjes te vinden:

Open

• Pijl: Klik om een opmerking toe te voegen

• Lijn met bolletjes: Klik om de historie van de notitie of opmerking in te zien. Hierin staat het verloop van de wijzigingen die zijn gedaan.

• Potloodje: Klik om de notitie of opmerking te wijzigen. Dit kan alleen als de notitie of opmerking is gemaakt door een persoon die bij uw organisatie is aangesloten.

Een actie bestaat uit een titel, status, organisatie die actiehouder is, deadline en een omschrijving. Klik rechts van ‘Acties’ op ‘+ Actie’,

Open

waarna een pop-up verschijnt:

Open

De omschrijving is als enige niet verplicht, de overige velden zijn wel verplicht om in te vullen. Klik op ‘Opslaan’ om de actie op te slaan.

De nieuwste actie verschijnt bovenaan in een lijst. Zie hier een voorbeeld:

Open

Er zijn 4 verschillende statussen toe te wijzen aan een actie:

• Nog te doen

• Lopend

• Afgerond

• Geannuleerd

Afhankelijk van de status die een actie heeft, valt de actie in een corresponderende bak die boven de acties te selecteren is.

Naast de actieknoppen voor ‘reageren’, ‘historie bekijken’ en ‘wijzigen’ staan onder elke actie ook drie bolletjes. Hier staan nog twee acties:

• Toon alle gegevens: Hiermee opent u een pop-up waarmee alle informatie van de actie in een overzicht worden getoond

• Actie annuleren: Hiermee annuleert u de actie in zijn geheeld. Dit is ook te doen door op de knop ‘wijzigen’ te klikken en de status aan te passen naar geannuleerd.

Als deadline van een actie is verstreken zal de datum rood worden getoond.

Klik links op het symbool van de personen om de samenwerkingsverbanden bij het geopende afstemmingsdossier te beheren:

Open

Na het klikken verschijnt een pop-up. Hier ziet u welk(e) samenwerkingsverband(en) is/zijn gekoppeld:

Open

Hier kunt u als deelnemer aan een afstemmingsdossier 2 acties doen:

• Een samenwerkingsverband koppelen aan het afstemmingsdossier

• Een gekoppeld samenwerkingsverband ontkoppelen van het afstemmingsdossier

• Klik op de regel ‘Samenwerkingsverband toevoegen’ en kies 1 of meerdere samenwerkingsverbanden die u wilt koppelen.

  • U kunt alleen samenwerkingsverbanden kiezen waar uw organisatie deelnemer van is

• Klik op ‘Toevoegen’

• Klik op het prullenbakje rechts bij het samenwerkingsverband wat u wilt ontkoppelen.